ПОЛІТИКА ТА ПРОЦЕДУРА ІНФОРМУВАННЯ
БЛАГОДІЙНОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ «СИЛЬНА І ВІЛЬНА УКРАЇНА»
Вступ
Ця Політика та процедура інформування (далі — Політика) визначає внутрішні правила та механізми взаємодії співробітників, волонтерів, партнерів і бенефіціарів з Благодійною організацією «Сильна і Вільна Україна» (далі — Фонд) шляхом повідомлення про можливі порушення законодавства, етичних стандартів, внутрішніх політик чи норм поведінки.
Метою Політики є створення відкритого, чесного, етичного середовища в межах діяльності Фонду, де кожен має можливість безпечно висловити занепокоєння щодо неправомірних дій або бездіяльності.
Фонд розглядає інформування як позитивний процес, який допомагає вдосконалювати внутрішні процеси, зберігати довіру партнерів і забезпечувати прозорість. Фонд гарантує захист особам, які добросовісно повідомили про порушення, та дотримання принципів конфіденційності й неупередженості.
1. Визначення та сфера застосування
1.1. Інформування — це надання письмового повідомлення про потенційне чи фактичне порушення, яке сталося в межах діяльності Фонду або за участі його представників (працівників, волонтерів, партнерів тощо).
1.2. Прикладами порушень є:
зловживання повноваженнями;
порушення законодавства України або внутрішніх політик;
фінансові зловживання або шахрайство;
конфлікт інтересів;
дискримінація, харасмент, булінг;
зловживання благодійною допомогою;
підробка документів або звітів;
порушення норм безпеки або поводження з персональними даними;
будь-які інші дії, що суперечать етичним принципам Фонду.
1.3. Інформатор — особа, яка повідомляє про вищезазначені дії, діючи добросовісно і в інтересах Фонду та суспільства.
1.4. Інформування не є підставою для переслідування або дискримінації інформатора. Якщо повідомлення виявилося помилковим, але було зроблено щиро, інформатор не несе відповідальності.
2. Порядок повідомлення
2.1. Повідомлення подається в письмовій формі на офіційну адресу електронної пошти: info@silnaua.com. Повідомлення має містити:
опис ситуації, події або поведінки;
час, місце, обставини;
причину занепокоєння;
наявні докази (за наявності).
2.2. Повідомлення може бути анонімним. У такому разі розслідування проводиться в межах наданої інформації.
2.3. Фонд надає відповідь інформатору (якщо контактні дані вказані) протягом 7 робочих днів.
3. Розгляд повідомлень
3.1. Генеральний директор або уповноважений ним представник призначає незалежну особу чи комісію для попереднього аналізу та/або розслідування.
3.2. Розслідування включає:
перевірку повідомлення;
опитування сторін;
збір і аналіз доказів;
складання висновку з рекомендаціями.
3.3. За результатами:
може бути ініційовано дисциплінарне стягнення;
матеріали можуть бути передані до відповідних органів;
можуть бути впроваджені зміни до внутрішніх процедур.
4. Конфіденційність і захист інформатора
4.1. Всі повідомлення та розслідування розглядаються конфіденційно. Особи, що беруть участь у процесі, зобов’язані не розголошувати жодну отриману інформацію.
4.2. Фонд гарантує захист інформатора від переслідувань, звільнення, дискримінації чи інших форм репресій.
5. Обробка персональних даних
5.1. Обробка персональних даних здійснюється відповідно до Закону України “Про захист персональних даних”.
5.2. Дані інформатора, зазначені у повідомленні або в ході розслідування, зберігаються з дотриманням усіх правил безпеки та використовуються лише в межах зазначених цілей.
6. Зовнішнє інформування
6.1. У разі бездіяльності Фонду або в ситуаціях, що загрожують життю чи здоров’ю людей, інформатор має право звертатися до органів влади, контролюючих структур або публічно повідомити про порушення.
7. Перегляд політики
Ця Політика переглядається щонайменше один раз на два роки. Зміни ухвалюються рішенням керівного органу Фонду.
Фонд “Сильна і Вільна Україна” заохочує культуру доброчесності, прозорості й довіри. Ця Політика є основою для безпечного висловлення занепокоєнь і спільного розвитку етичного середовища.