ПОЛІТИКА ЗДІЙСНЕННЯ ЗАКУПІВЕЛЬ ТОВАРІВ, РОБІТ І ПОСЛУГ
Благодійної організації «Благодійний фонд «Сильна і Вільна Україна»
ВСТУП
Ця Політика (далі – «Політика») встановлює єдині засади здійснення закупівель товарів, робіт та послуг Благодійною організацією «Благодійний фонд «Сильна і Вільна Україна» (далі – «Фонд») у межах проєктів/програм, що фінансуються з благодійних надходжень, грантів, донорських коштів або інших джерел відповідно до Статуту Фонду.
Метою цієї Політики є забезпечення ефективного, економного, прозорого і неупередженого процесу закупівель, а також попередження корупційних і шахрайських дій. Вона регулює:
принципи закупівель,
процедури їх здійснення,
правила контролю,
етичну поведінку учасників процесу,
відповідальність сторін.
Ця Політика є обов’язковою для всіх працівників, волонтерів, підрядників і партнерів, залучених до закупівельного процесу. Якщо донор встановлює інші вимоги до процедур закупівель, пріоритет мають умови донора.
Усі суми вказуються в еквіваленті долара США. Перерахунок у гривні здійснюється за курсом НБУ на дату початку процедури закупівлі.
ПРИНЦИПИ ЗАКУПІВЕЛЬ
2.1. Закупівлі Фонду базуються на таких принципах:
економічність і ефективність;
чесна конкуренція і відкритість;
недискримінаційний доступ;
екологічна відповідальність;
запобігання конфлікту інтересів;
відсутність особистої вигоди;
відмова від подарунків і будь-якої винагороди від Контрагентів.
2.2. Контрагенти повинні відповідати вимогам надійності, якості, стабільності постачання.
ПРОЦЕДУРИ ЗАКУПІВЕЛЬ
3.1. Основні етапи:
Формування заявки координатором/керівником проєкту;
Отримання та аналіз пропозицій;
Вибір Контрагента;
Акцепт.
3.2. Заявка повинна містити перелік, опис товарів/робіт/послуг, терміни, вимоги. Затверджується Генеральним директором.
3.3. Методи відбору:
Порівняння цін для типових товарів;
Аналіз витрат для унікальних послуг;
Інші критерії: якість, гарантії, місцеві ресурси тощо.
3.4. Закупівлі поділяються за вартістю:
3.4.1. До $5000:
Без обов’язкового збору комерційних пропозицій;
Обґрунтування вибору у письмовому вигляді.
3.4.2. Від $5000 до $20000:
Не менше 3-х пропозицій;
Відбір за ціною та якістю;
Договір у письмовій формі.
3.4.3. Понад $20000:
Публічна закупівля через Комітет;
Створення оголошення, запрошення учасників;
Відкриття та оцінка пропозицій;
Вибір за співвідношенням ціна/якість;
Результати оформлюються протоколом.
3.5. Закупівля у одного Контрагента можлива лише як виняток (монополія, терміновість, унікальність, додаткові обсяги, тощо). Укладення договору можливе після погодження і обґрунтування з боку Фонду.
ДОГОВІР І КОНТРОЛЬ
Усі договори укладаються письмово.
Контрагент надає документи, що підтверджують повноваження та кваліфікацію.
Усі зміни в договір – лише з погодженням Генерального директора і в межах законодавства.
ЗАКЛЮЧНІ ПОЛОЖЕННЯ
Витрати Контрагентів на підготовку пропозицій не відшкодовуються.
Політика набирає чинності з моменту затвердження Генеральним директором.
Зміни вносяться шляхом затвердження нової редакції.
Додатки: форми заявок, шаблони листів-запрошень, приклади оголошень, зразок договору.
Благодійний фонд «Сильна і Вільна Україна»